文書管理・保管の重要性と富士ビルディングサービス ベトナムによる改善プロジェクト

現在、企業や銀行の業務において、文書の管理と保管は非常に重要です。
2024年9月18日から10月7日まで、富士ビルディングサービス ベトナムはNH倉庫の文書整理・清掃プロジェクトを実施しました。
プロジェクト開始前の倉庫は、書類が乱雑に積み重なり、埃が厚く積もっている状態でした。一部の書類は5年から10年以上前のもので、時間の経過により劣化や損傷が見られました。

施工前の倉庫の様子

施工前の倉庫の様子

プロジェクトの目的と実施手順

プロジェクトを成功させるため、富士ビルディングサービス ベトナムのチームは現場調査を行い、以下の目標と手順を策定しました。

目標

• 清潔で整理整頓された作業環境を作る。
• 書類を科学的かつ合理的に分類・整理する。
• 重要書類へのアクセスと保管の利便性を向上させる。

実施手順

1. 倉庫の現状調査

• 現場の状況を確認し、問題点を特定。
• 書類が無造作に置かれ、埃が積もっていることが発覚。

2. 清掃と整理  

• 不要な書類を廃棄し、倉庫内を徹底清掃。
• 床の掃除、棚の拭き取りを実施し、清潔な作業環境を確保。

3. 書類の分類

• 契約書、財務報告書、行政文書などのカテゴリに分類。
• 効率的な文書管理を実現するため、体系的な整理を実施。

4. 収納・保管

• 書類を適切に梱包し、ラベルを貼り、保管システムに従って配置。
• 必要な際に素早く取り出せるよう、整理整頓を徹底。

5. 検査と仕上げ

倉庫全体を徹底的にチェックし、すべての資料が正しく整理され、安全であることを確認します。チームはまた、実施過程に関する総括レポートを作成します。

プロジェクトの成果

今回の整理・清掃プロジェクトにより、倉庫は劇的に改善されました。
文書の検索が容易になり、業務効率が大幅に向上しました。
今後も富士ビルディングサービス ベトナムは、企業の文書管理・保管の最適化をサポートしていきます。