Dự án vệ sinh và sắp xếp chứng từ tại kho giấy NH Tỉnh Bình Dương-Việt Nam

Trong giai đoạn hiện nay, việc quản lý, lưu trữ tài liệu là vô cùng quan trọng đối với các hoạt động của công ty, ngân hàng. Vừa qua, từ ngày 18 tháng 9 đến ngày 7 tháng 10 năm 2024, Công ty Fuji Building Services Việt Nam đã thực hiện dự án dọn dẹp và sắp xếp giấy tờ tại kho NH. Trước khi triển khai, tình trạng kho khá lộn xộn, với giấy tờ để ngổn ngang và bụi bẩn bám dày, có những chứng từ giấy tờ từ 5-10 năm về trước nên khá là bụi và có một phần đã mục rữa vì thời gian.

Hình ảnh kho trước khi thực hiện 

Hình ảnh kho trước khi thực hiện

Đội ngũ công ty Fuji Building Services Việt Nam đã tiến hành khảo sát nhằm đưa ra mục tiêu và quy trình nhằm cải thiện tình trạng hiện tại:

        Với mục tiêu :

• Tạo ra không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng.
• Phân loại, sắp xếp giấy tờ một cách khoa học.
• Nâng cao khả năng truy cập và bảo quản các tài liệu quan trọng.

Thống nhất đưa ra quy trình thực hiện chuẩn :

1. Khảo sát tình hình kho:  Đội ngũ Fuji Building Services Việt Nam tiến hành khảo sát tình trạng hiện tại. Hình ảnh ban đầu cho thấy giấy tờ bị vứt bừa bãi, bụi bẩn phủ lên nhiều tài liệu, gây khó khăn trong việc tìm kiếm.

  Việc lưu trữ chứng từ tại kho khá là ngổn ngang.... 

2. Dọn dẹp và làm sạch: Đầu tiên, các tài liệu không còn cần thiết được loại bỏ. Kho được làm sạch, từ việc quét dọn sàn đến lau chùi các kệ chứa tài liệu. Mục tiêu là tạo ra một không gian thoáng đãng và sạch sẽ.

Chứng từ bắt đầu được phân loại và đóng thùng

Chứng từ được sắp xếp và phân loại theo từng khu vực

3. Phân loại tài liệu: Sau khi dọn dẹp, giấy tờ được phân loại thành các nhóm như hợp đồng, báo cáo tài chính, và tài liệu hành chính. Việc phân loại này giúp tổ chức tài liệu một cách khoa học.

        Chứng từ được sắp xếp phân loại theo từng khu vực

4. Sắp xếp và lưu trữ: Các tài liệu được đóng gói, đánh dấu rõ ràng và lưu trữ theo một hệ thống mã hóa hợp lý. Điều này giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và truy cập tài liệu khi cần thiết.

 Chứng từ được sắp xếp phân loại theo từng khu vực

5. Kiểm tra và hoàn thiện: Toàn bộ kho được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo mọi tài liệu đã được sắp xếp đúng cách và an toàn. Đội ngũ cũng lập báo cáo tổng kết về quá trình thực hiện.

       Hình ảnh kho sau khi vệ sinh và sắp xếp phân loại

       Hình ảnh kho sau khi vệ sinh và sắp xếp phân loại

       Hình ảnh kho sau khi vệ sinh và sắp xếp phân loại.

Kết quả:

Kho giấy tờ đã được dọn dẹp và sắp xếp gọn gàng, sạch sẽ, giảm thiểu tình trạng bụi bẩn, nâng cao tính bảo mật cho tài liệu, nhân viên NH có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin. Dự án đã hoàn thành đúng tiến độ. Với sự phối hợp và hỗ trợ giữa đội ngũ công ty Fuji Building Services Việt Nam và giúp đỡ hướng dẫn nhân viên NH đã giúp quá trình thực hiện diễn ra suôn sẻ và đạt kết quả đề ra.